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Ministère du Conseil exécutif
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Codification administrative - Décret concernant l'organisation et le fonctionnement du Conseil exécutif*

ATTENDU QU’il convient de préciser les modalités d’organisation et d’établir certaines règles générales de fonctionnement du Conseil exécutif et de ses services de soutien;

ATTENDU QUE l’article 9 de la Loi sur l’exécutif (chapitre E-18) permet au gouvernement notamment de définir les devoirs qui doivent être remplis par tout membre du Conseil exécutif;

ATTENDU QUE les modalités d’organisation et de fonctionnement édictées par les présentes n’ont pas pour objet de restreindre de quelque manière que ce soit les pouvoirs, fonctions et attributions du gouvernement, du Conseil exécutif ou du premier ministre;

IL EST ORDONNÉ, en conséquence, sur la recommandation du premier ministre :

QUE soit créé le Comité des priorités et des projets stratégiques;

QUE soit créé le Comité de législation;

QUE soient créés deux comités ministériels multisectoriels réguliers :

  • le Comité ministériel du développement social, éducatif et culturel;
  • le Comité ministériel de l’économie, de la création d’emploi et du développement durable;

QUE puissent être créés des comités ministériels spéciaux;

QUE soient adoptées les modalités d’organisation et de fonctionnement du Conseil exécutif jointes au présent décret;

QUE les modalités d’organisation et de fonctionnement édictées par les présentes ne restreignent pas les pouvoirs, fonctions et attributions du gouvernement, du Conseil exécutif ou du premier ministre;

QUE le présent décret remplace le décret numéro 111 2005 du 18 février 2005, modifié par les décrets numéros 287 2007 du 19 avril 2007, 32 2014 du 29 janvier 2014 et 925 2017 du 20 septembre 2017.

MODALITÉS D’ORGANISATION ET DE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL EXÉCUTIF

CHAPITRE I

LES SÉANCES DU CONSEIL EXÉCUTIF

1. Le Conseil exécutif se réunit sur convocation de son président.

2. Le quorum du Conseil exécutif est de cinq membres, dont le président ou, en son absence, le vice-président.

3. Sauf avis contraire, le Conseil exécutif tient une séance régulière par semaine, le mercredi.

4. L’ordre du jour des séances du Conseil exécutif est arrêté par le président.

5. Ne peut être inscrit à l’ordre du jour d’une séance du Conseil exécutif un dossier qui n’est pas parvenu, dans la forme prescrite, au Secrétariat du Conseil exécutif au moins 15 jours ouvrables avant cette séance.

Sur demande écrite et motivée du plus haut dirigeant du ministère ou de l’organisme responsable du dossier, le Secrétariat du Conseil exécutif peut toutefois inscrire un dossier dans un délai inférieur à 15 jours ouvrables lorsqu’il est démontré que celui-ci présente un caractère d’urgence objective et qu’il ne pouvait être soumis plus tôt.

Le Secrétariat du Conseil exécutif peut aussi inscrire un dossier dans un délai inférieur à 15 jours ouvrables à la demande du président du Conseil exécutif ou du secrétaire général et greffier du Conseil exécutif.

6. L’ordre du jour d’une séance régulière ainsi que les documents afférents sont transmis par le Secrétariat du Conseil exécutif aux membres du Conseil exécutif deux jours ouvrables avant cette séance.

7. Pour chaque séance du Conseil exécutif, le Secrétariat du Conseil exécutif prépare, pour la signature du secrétaire général et greffier du Conseil exécutif, un mémoire des délibérations qui y ont été tenues; ce mémoire ne peut être reproduit et il ne peut être consulté que par une personne qui était membre du Conseil exécutif lors de cette séance et sur autorisation du secrétaire général et greffier du Conseil exécutif qui en a la garde.

8. Les séances du Conseil exécutif se tiennent à huis clos et ses délibérations sont secrètes.

9. Les séances du Conseil exécutif se tiennent à Québec, siège du gouvernement. Cependant, une séance peut occasionnellement se tenir ailleurs au Québec.

10. À la demande du président, une séance peut être tenue à l’aide de moyens de communication, tel le téléphone, permettant à tous les membres participants d’échanger immédiatement entre eux sur les sujets à l’ordre du jour du Conseil exécutif; en ce cas, la séance est réputée être tenue à Québec.

Si le président le permet, un membre peut participer de la même façon à une séance où les autres membres sont réunis.

11. Le secrétaire général et greffier du Conseil exécutif confirme par écrit aux membres concernés les décisions prises par le Conseil exécutif.

12. Le vice-président exerce les pouvoirs du président en cas d’absence de ce dernier.

CHAPITRE II

LE COMITÉ DES PRIORITÉS ET DES PROJETS STRATÉGIQUES

13. Le Comité des priorités et des projets stratégiques a pour fonctions de définir l’orientation générale des politiques du gouvernement, de déterminer ses priorités d’action et d’en assurer le suivi en tenant compte des grands enjeux actuels et futurs du Québec.

14. Le gouvernement détermine le mandat spécifique du Comité des priorités et des projets stratégiques.

15. Le Comité des priorités et des projets stratégiques est composé des membres du Conseil exécutif désignés par le gouvernement.

16. Tout membre du Conseil exécutif peut, sur demande du président du Comité, assister à une réunion de ce comité.

CHAPITRE III

LE COMITÉ DE LÉGISLATION

17. Le Comité de législation a pour fonctions :

a) de fournir au Conseil exécutif son avis et ses recommandations sur les implications juridiques des projets de loi soumis au Conseil exécutif;

b) de s’assurer de l’adéquation du projet de loi eu égard aux objectifs visés par le mémoire qui l’accompagne;

c) de s’assurer, une fois la décision prise par le Conseil exécutif, de la conformité du projet de loi à être présenté à l’Assemblée nationale avec cette décision.

18. Le gouvernement détermine le mandat spécifique du Comité de législation de même que les règles particulières applicables au cheminement des projets de loi.

19. Le Comité de législation est composé des membres du Conseil exécutif désignés par le gouvernement et de toute autre personne qu’il désigne.

20. L’ordre du jour d’une séance du Comité de législation est transmis à tous les membres du Conseil exécutif.

21. Tout membre du Conseil exécutif peut, à sa demande ou à celle du Comité de législation, participer, sur une question spécifique, aux travaux de ce comité.

CHAPITRE IV

LES COMITÉS MINISTÉRIELS MULTISECTORIELS RÉGULIERS

22. Les comités ministériels multisectoriels réguliers ont pour fonctions de fournir au Conseil exécutif, dans une perspective de cohérence de l’action gouvernementale, leurs observations et recommandations sur les mémoires, les notes d’information et les notes explicatives qui leur sont soumis afin de lui permettre :

a) de mieux cerner l’ampleur et la portée du sujet traité;

b) d’identifier les solutions possibles;

c) de choisir parmi ces solutions celle qui, dans les circonstances, se présente comme étant la meilleure;

d) de mesurer les conséquences de tout ordre que la solution retenue implique.

23. Le gouvernement détermine le mandat spécifique des comités ministériels multisectoriels réguliers.

24. Les comités ministériels multisectoriels réguliers sont composés des membres du Conseil exécutif désignés par le gouvernement et de toute autre personne qu’il désigne.

25. L’ordre du jour d’une séance d’un comité ministériel multisectoriel régulier est transmis par le secrétariat de ce comité à tous les membres du Conseil exécutif.

Les documents afférents à un sujet inscrit à l’ordre du jour d’un comité ministériel multisectoriel régulier sont transmis avec celui-ci à chacun des membres de ce comité. Tout autre membre du Conseil exécutif peut, sur demande adressée au secrétariat du comité, obtenir copie de ces documents.

26. Tout membre du Conseil exécutif peut, à sa demande ou à celle d’un comité ministériel multisectoriel régulier, participer, sur une question spécifique, aux travaux de ce comité.

CHAPITRE V

LES COMITÉS MINISTÉRIELS SPÉCIAUX

27. Peuvent être créés des comités ministériels spéciaux lorsque :

a) la question implique un ou des éléments de coordination des activités gouvernementales;

b) sauf exception, la question ne relève pas de l’aire de coordination d’un comité existant;

c) il est jugé opportun d’obtenir, dans un délai déterminé, des recommandations sur une question spécifique, ou

d) l’importance ou la complexité de la question est telle qu’elle nécessite pour son étude la réunion d’un groupe de membres du Conseil exécutif.

28. Le mandat spécifique et la composition des comités ministériels spéciaux sont déterminés par décret du gouvernement ou par décision du Conseil exécutif.

29. Tout membre du Conseil exécutif peut, à sa demande ou à celle d’un comité ministériel spécial, participer, sur une question spécifique, aux travaux de ce comité.

30. Les comités ministériels spéciaux ne participent pas au processus décisionnel formel du Conseil exécutif.

CHAPITRE VI

LE SOUTIEN ADMINISTRATIF DU CONSEIL EXÉCUTIF

31. Le secrétaire général et greffier du Conseil exécutif :

a) assure la liaison entre le Conseil exécutif, le Conseil du trésor, les autres comités ministériels, les ministères et les organismes;

b) assure le secrétariat du Conseil exécutif et de ses comités et leur fournit les services d’analyse et le soutien dont ils ont besoin;

c) voit à l’examen de la conformité des projets de loi, projets de règlement et projets de décret qui sont soumis au Conseil exécutif;

d) veille, en étroite collaboration avec les membres du Conseil exécutif qui les président, à ce que les comités fonctionnent régulièrement;

e) voit à la préparation des projets d’ordre du jour des séances du Conseil exécutif et des comités;

f) voit à ce que l’étude et l’analyse des mémoires, des notes d’information et des notes explicatives soient effectuées avant d’être soumis au Conseil exécutif;

g) assiste le premier ministre et le Conseil exécutif dans le développement global de l’organisation gouvernementale et la gestion des emplois supérieurs;

h) assure le suivi des décisions du Conseil exécutif.

32. Le secrétaire général et greffier du Conseil exécutif peut, en concertation avec le président, émettre des directives apportant des précisions ou des compléments aux modalités d’organisation et de fonctionnement du Conseil exécutif prévues aux présentes.

33. Dans l’exercice de ses fonctions, le secrétaire général et greffier du Conseil exécutif est secondé par les secrétariats suivants, chacun sous la responsabilité d’un secrétaire général associé nommé à cette fin :

a) Le Secrétariat du Conseil exécutif;

b) Le Secrétariat à la législation;

c) Les secrétariats des comités ministériels multisectoriels réguliers;

d) Le Secrétariat aux priorités et projets stratégiques;

e) Le Secrétariat aux emplois supérieurs.

CHAPITRE VII

LA PRÉSENTATION ET LE CHEMINEMENT DES DOSSIERS AU CONSEIL EXÉCUTIF

34. Les dossiers soumis au Conseil exécutif par un de ses membres sont présentés au moyen soit d’un mémoire, d’une note d’information ou d’une note explicative.

35. Le mémoire est un document d’orientation ou de politique visant à obtenir une décision du Conseil exécutif.

36. Toute décision d’un membre du Conseil exécutif susceptible d’engager la responsabilité collective du Conseil exécutif doit être préalablement soumise à l’approbation du Conseil exécutif au moyen d’un mémoire.

37. Le mémoire qui recommande le dépôt à l’Assemblée nationale d’un projet de loi doit être accompagné du texte de celui-ci.

38. La note d’information est un document par lequel un membre du Conseil exécutif porte à l’attention du Conseil exécutif une question qui relève de sa responsabilité propre et n’engage pas la responsabilité collective du Conseil exécutif.

39. La note d’information ne doit comporter aucune recommandation, ni énoncé de nature à obtenir un accord de principe du Conseil exécutif.

40. La note explicative est un document recommandant la prise d’un décret.

41. Le décret est un acte juridique visant généralement à donner suite aux prescriptions d’une loi ou d’un règlement, soumis à titre de projet par le membre du Conseil exécutif qui en est le responsable, en vue de sa prise par le gouvernement.

42. Lorsque la prise d’un décret implique un positionnement du Conseil exécutif quant à une orientation, une politique nouvelle ou une question importante, celui-ci est présenté au moyen d’un mémoire plutôt que d’une note explicative.

43. Les mémoires, les notes d’information, les notes explicatives et les projets de décret sont transmis au Secrétariat du Conseil exécutif par le membre du Conseil exécutif qui en est l’auteur en suivant la forme et le contenu prescrits par directive du secrétaire général et greffier du Conseil exécutif.

44. Les dossiers concernant des nominations de titulaires d’un emploi supérieur par le Conseil exécutif sont toutefois transmis au Secrétariat aux emplois supérieurs qui les achemine ensuite au Secrétariat du Conseil exécutif.

45. Le Secrétariat du Conseil exécutif traite les mémoires, les notes d’information et les notes explicatives de l’une ou l’autre des façons suivantes :

a) de façon générale, il les transmet pour étude, par l’entremise de leur secrétariat respectif, aux comités ministériels multisectoriels réguliers concernés, au Conseil du trésor, au Comité de législation s’il s’agit d’une proposition législative, ainsi qu’au ministère des Finances et à tous les ministères susceptibles d’être touchés par le dossier, et l’achemine ensuite aux membres du Conseil exécutif;

b) exceptionnellement, il les achemine directement aux membres du Conseil exécutif.

46. Les règles prévues à l’annexe A du présent décret s’appliquent à tout mémoire portant sur un projet de loi, un projet de règlement ou un autre projet visé par cette annexe, ayant des impacts sur des entreprises ou qui concernent les entreprises. Il en est de même de la note explicative accompagnant un tel projet, le cas échéant.

CHAPITRE VIII

L’ACCESSIBILITÉ DES DOSSIERS SOUMIS AU CONSEIL EXÉCUTIF

47. Un mémoire comporte généralement une partie qui deviendra accessible au public dès que ses recommandations ont fait l’objet d’une décision et que celle-ci a été annoncée ou, s’il s’agit d’un mémoire se rapportant à un projet de texte législatif ou réglementaire, dès que le projet de texte législatif a été déposé à l’Assemblée nationale ou que le projet de texte réglementaire a été rendu public conformément à la loi.

48. Le secrétaire général et greffier du Conseil exécutif peut préciser par directive les conditions d’accès et les modalités de diffusion de la partie d’un mémoire pouvant devenir accessible.

49. Lorsqu’un mémoire comporte une partie pouvant devenir accessible, les renseignements suivants doivent toujours être contenus dans la partie confidentielle du mémoire :

a) les recommandations d’un membre du Conseil exécutif de même que les renseignements intrinsèquement liés à ces recommandations;

b) les renseignements que la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1) interdit de communiquer;

c) les renseignements que cette même loi permet de ne pas communiquer et que son auteur souhaite protéger.

50. L’auteur d’un mémoire peut rendre celui-ci entièrement confidentiel dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

a) lorsque les renseignements visés par l’article 49 forment la substance du dossier;

b) lorsqu’il le juge requis pour un motif d’intérêt public qu’il expose dans le mémoire;

c) lorsque le mémoire est accompagné d’un document destiné à être rendu public qui contient l’essentiel de l’information se retrouvant normalement dans la partie accessible des mémoires.

51. Le secrétaire général et greffier du Conseil exécutif peut préciser par directive la forme et le contenu que doit avoir un document afin de rencontrer les exigences du paragraphe c de l’article 50 de même que les conditions d’accès et les modalités de diffusion d’un tel document.

52. Le préambule et le dispositif des décrets présentent les éléments qui fondent et constituent la décision du gouvernement et qui sont destinés à être rendus publics, sous réserve des exceptions prévues à la section II.1 de la Loi sur l’exécutif (chapitre E-18).

53. Tous les autres documents soumis au Conseil exécutif et rédigés à cette fin sont confidentiels et, à moins que le Conseil exécutif n’en décide autrement, ne peuvent être communiqués avant l’expiration du délai prévu à l’article 33 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).

* Codification administrative du décret numéro 1166-2017 du 6 décembre 2017.

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Mise en ligne : 10 juin 2018